結論：社会保険の加入手続きでは「届出書類」と「本人から集める情報」を分けて準備する
社会保険の加入手続きで準備するものは、大きく2つに分かれます。会社が作成して提出する届出書類と、その届出を作るために従業員本人から集める情報・確認書類です。
届出書類の書き方は公的機関の案内で確認できます。実務で遅れが出やすいのは後者です。「マイナンバーの確認書類がまだ届かない」「扶養家族の情報が分からない」。こうした回収の遅れが、提出期限を圧迫します。
この記事では、入社時に必要な書類を整理し、店舗・拠点が多い企業で回収が遅れる原因と対策をまとめます。
※法令上の要件や様式は改正されることがあります。最新の内容は日本年金機構、厚生労働省、ハローワークの公式情報でご確認ください。
この記事の対象読者
- 飲食・小売・物流などで、アルバイト・パートを含めて採用が多い企業の本社人事・労務担当者
- 店舗で入社書類を回収し、本社へ送る店長・エリアマネージャー
- 社会保険の手続きで、書類の不備や回収漏れを減らしたい方
会社が提出する主な届出書類
健康保険・厚生年金保険
- 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届：原則として資格取得日（入社日など）から5日以内に、日本年金機構（加入している健康保険組合がある場合はその組合を含む）へ提出します。
- 健康保険 被扶養者（異動）届：扶養に入れる家族がいる場合に提出します。
雇用保険
- 雇用保険 被保険者資格取得届：被保険者となった日の属する月の翌月10日までに、管轄のハローワークへ提出します。
パート・アルバイトの加入要否は、所定労働時間、賃金、雇用見込み期間、事業所の規模などで判断します。短時間労働者への適用範囲は法改正で段階的に広がっているため、自社の事業所が現在どの基準に該当するかを公式情報で確認してください。
従業員本人から集める情報・確認書類
届出書類を作るには、次の情報が必要になります。雇用形態や本人の状況によって、必要なものは変わります。
全員に確認するもの
- 氏名・生年月日・住所などの基本情報
- マイナンバーと、番号確認・本人確認のための書類（マイナンバーカードなど）
- 基礎年金番号（マイナンバーで届出できない場合など）
該当者のみ確認するもの
- 雇用保険被保険者番号：過去に雇用保険へ加入していた場合。雇用保険被保険者証などで確認します。
- 被扶養者の情報：扶養家族のマイナンバー、続柄、収入の状況など。確認書類は条件によって異なり、省略できる場合もあります。
- 在留カード：外国籍の従業員の場合。在留資格や在留期間の確認に加え、状況によってはローマ字氏名の届出が必要になります。
会社側で確定させておく情報
- 資格取得日（入社日）
- 所定労働時間・所定労働日数
- 報酬月額（基本給、手当、通勤手当などを含めた見込み額）
報酬月額や労働時間は、雇用契約の内容と一致している必要があります。契約書と届出内容のずれは、後から訂正が必要になる原因の一つです。
多店舗の現場で回収が遅れる3つの原因
書類の種類そのものは、企業ごとに大きくは変わりません。差が出るのは回収の流れです。
1. 紙の書類が店舗で止まる
入社書類を店舗で渡し、記入後に店長が本社へ郵送する運用だと、店舗での保管や郵送待ちの日数がそのまま遅れになります。月初や繁忙期前など採用が集中する時期は、この待ち時間が長くなりがちです。
2. 不備が本社に届いてから見つかる
マイナンバーの記入漏れ、確認書類の画像が不鮮明、扶養家族の欄が空欄。本社で確認して初めて不備が分かると、店舗経由の差し戻しになり、往復のたびに日数が延びます。
3. 雇用形態で必要な書類が違うのに、同じ書類一式を渡している
正社員・パート・アルバイト・契約社員が混在する企業では、社会保険の加入対象かどうかで必要な情報が変わります。全員に同じ書類を渡すと、書く人が迷い、記入漏れや不要な提出が増えます。
入社前チェックリスト：店長・本社・スタッフの役割分担
回収漏れを減らすには、「誰が・いつまでに・何を確認するか」を先に決めておくことが有効です。
スタッフ本人（初出勤前まで）
- 基本情報・マイナンバー・本人確認書類を提出したか
- 前職での雇用保険加入の有無と、被保険者番号を申告したか
- 扶養家族の有無と、必要な情報を申告したか
- 外国籍の場合、在留カードを提出したか
店長・エリアマネージャー（採用決定時）
- 雇用形態・所定労働時間・入社日を確定し、本社へ共有したか
- スタッフへの提出依頼と、期限の案内をしたか
本社人事・労務（提出期限まで）
- 社会保険・雇用保険の加入要否を判定したか
- 報酬月額を雇用契約の内容と照らして確認したか
- 届出期限（健保・厚年は原則5日以内、雇用保険は翌月10日まで）から逆算して、回収期限を設定したか
ポイントは、本人からの情報回収を初出勤前に終わらせることです。入社後に回収を始めると、5日以内という期限の中で不備の差し戻しに対応する余裕がほとんどなくなります。
回収方法の選択肢と、それぞれが向くケース
- 紙の書類で回収：採用人数が少なく、本社と現場が近い企業。追加コストはかかりませんが、郵送と転記の手間が残ります。
- 汎用フォームやメールで回収：少人数の企業で、すぐに始めたい場合。一方、マイナンバーなど機微な情報の取扱いや、アクセス権限の管理には注意が必要です。
- 労務手続き用のクラウドサービスで回収：採用人数が多い企業、拠点が分かれている企業。サービスごとに得意領域が異なるため、自社の現場に合うかを比較して選びます。
シフトで働く現場なら、入社手続きクラウド「人事CREW」という選択肢
多店舗・多拠点でアルバイト・パートを継続的に採用している企業では、書類の回収そのものが「初出勤までの距離」を広げる原因になりがちです。
TECH CREW株式会社が提供する人事CREWは、シフトで働く現場向けの入社手続きクラウドです。社会保険の手続きの前段階にあたる、本人からの情報回収を支援します。
- スマホで完結：QRコードから、アプリ不要で入力できます。メールアドレスがないスタッフでも、社員IDやSMS認証で利用できます。
- 提出時バリデーション：入力時点で不備をチェックするため、本社に届いてから見つかる不備による差し戻しを減らせます。
- 雇用形態別の自動出し分け：雇用形態に応じて、必要な入力項目を切り替えられます。
- 多店舗権限・自動承認ルーティング：店長・エリア・本社の権限を分けて運用できます。
- OCR・多言語対応：外国人スタッフも手続きを進めやすい設計です。
別途確認が必要なケース
集めた情報をもとにした届出書類の作成・提出を、どのシステムで、どの方式で行うかは、企業の運用によって異なります。既存の労務・給与システムや、社会保険労務士への委託と組み合わせる場合は、どのデータを、どのタイミングで、どの方式で受け渡すかを導入前に確認してください。人事CREWには人事労務などのモジュールもあり、対応範囲は構成によって変わります。
一方、採用が年に数名程度で、本社と現場が一体となっている企業では、紙や既存の仕組みで十分に回る場合もあります。
よくある質問
Q. 入社日にマイナンバーが揃わない場合はどうすればよいですか？
基礎年金番号で届出できる場合があります。取扱いの詳細は日本年金機構の案内で確認してください。そもそも揃わない状態を防ぐには、採用決定の時点で提出を依頼し、回収期限を初出勤前に設定するのが効果的です。
Q. アルバイトも社会保険に加入させる必要がありますか？
労働時間や賃金、事業所の規模などの要件を満たす場合は加入の対象になります。適用範囲は法改正で段階的に拡大されているため、最新の基準を確認してください。
Q. 外国籍のスタッフで追加で必要なものはありますか？
在留カードの確認に加え、状況によってはローマ字氏名の届出が必要です。雇用保険の資格取得届にも、在留資格などを記入する欄があります。
まとめ
- 社会保険の加入手続きは、「届出書類」と「本人から集める情報」に分けて準備する
- 健保・厚年は原則5日以内、雇用保険は翌月10日までが提出期限の目安
- 遅れの主な原因は、書類の種類よりも回収の流れ（店舗での滞留・後から見つかる不備・雇用形態の混在）
- 本人からの情報回収は、初出勤前に終わらせる設計にする
多店舗でのアルバイト・パートの入社書類の回収や差し戻しに時間がかかっている場合は、自社の運用でどこまで効率化できるか、人事CREWにご相談ください。
最終更新: 2026年9月30日
