契約書の作成マニュアル

人事CREWの「契約書機能」を使うと、雇用契約書や労働条件通知書などの書類を電子化し、従業員へオンラインで送付してサインをもらうことができます。この記事では、契約書機能の概要から、契約書雛形（テンプレート）の作成手順、表の挿入、マージタグ・アドバンスタグの設定方法まで、管理者が最初に押さえておきたい操作を画面キャプチャつきでわかりやすく解説します。紙の契約書や押印のやりとりをなくし、労務手続きを効率化したい方はぜひ参考にしてください。

📖 目次

1. 契約書機能の概要
2. 契約書雛形の作成｜基本操作
3. エディター上部アイコンの説明
4. 表の挿入
5. マージタグの利用方法
6. アドバンスタグの利用方法
7. 個人情報フォームとの同期と注意点
8. よくある質問（FAQ）
9. お問い合わせ・サポート

1. 契約書機能の概要

人事CREWでは、契約書を電子化して従業員に送付することが可能です。契約書機能では、「企業から従業員に送付し、サインしてもらう書類」であれば、どんなものでも作成できます。紙での印刷・郵送・押印・回収といった一連の作業をオンラインで完結できるため、入社手続きや労務管理にかかる工数を大きく削減できます。

契約書機能で作成できる書類の例は次のとおりです。

• 雇用契約書
• 労働条件通知書
• 誓約書
• 個人情報保護に関する誓約書
• 身元保証書（第三者サインが必要な場合は別途オプションが必要になります）

2. 契約書雛形の作成｜基本操作

まずは契約書の「雛形（テンプレート）」を作成します。雛形を一度作っておけば、同じ書式の契約書を何度でも送付できるようになります。作成は管理者権限で行います。

手順1．設定メニューから契約書雛形を開く

管理者として人事CREWにログインし、画面上部の[設定]＞[契約書雛形]をクリックします。続けて右側の[新規作成]＞[契約書雛形作成]をクリックしてください。

手順2．テンプレート名を入力する

「テンプレート名」の欄に、契約書につけたい名前を入力します。テンプレート名は入力必須項目です。あとから一覧で見分けやすいよう、「雇用契約書」「労働条件通知書」など内容がわかる名前をつけておくのがおすすめです。

手順3．エディターに契約書の内容を作成する

テンプレート名の下にある「エディター」の中に、契約書の本文を作成します。エディターはワープロのように文字入力・装飾・配置ができ、作成した内容がそのまま契約書のレイアウトになります。

手順4．プレビューで仕上がりを確認する

作成中の契約書の見た目を確認したい場合は、エディター右上の[プレビュー]をクリックします。プレビュー画面右上のアイコンからは、プレビューのダウンロードや印刷なども可能です。送付前に、レイアウト崩れや誤字がないか確認しておきましょう。

手順5．保存する

作成が終わったら、左下の[保存]ボタンをクリックします。作成途中での保存も可能なので、こまめに保存しておくと安心です。

3. エディター上部アイコンの説明

エディター上部のツールバーには、文字の装飾や配置、リンク・表の挿入などのアイコンが並んでいます。各アイコンの役割は次のとおりです。

4. 表の挿入

契約書内で枠組み（表）を作成したい場合は、ツールバーの[表の挿入]を使用します。作成したい表の枠の数を選択すると、自動で枠組みが生成されます。行や列は後から追加・削除することも可能です。

枠（セル）の中にテキストを入れる

枠組みは、入力した文字の大きさや量によって自動で変動します。また、列や行を自由に追加・削除したり、セルを結合したりすることもできます。項目名と内容を整理して見せたいときに便利です。

表の使用例｜項目と内容を個別に記載する

たとえば「会社名」「就業場所」「雇用開始日」などの項目名を左の列に、その内容を右の列に配置すると、労働条件通知書のような書式を見やすく整えられます。内容欄にはマージタグ（例：{{ company_name }}や{{ start_date }}）を入れておけば、送付時に情報を自動で差し込めます。

5. マージタグの利用方法

マージタグは、特定の情報を自動で差し込むためのタグです。たとえば会社名のマージタグを設定しておけば、人事CREWに登録されている会社情報が契約書に自動で反映されます。従業員ごとに手入力する手間がなくなり、記載ミスも防げます。

※ 会社名は、従業員が所属している事業所の「事業所名」が反映されます。

マージタグには、あらかじめ用意されている固定タグがあります。主なものは以下のとおりです。

6. アドバンスタグの利用方法

固定で用意されているマージタグのほかに、任意の項目を差し込みたい場合はアドバンスタグを設定できます。アドバンスタグは、契約書エディター下部のアコーディオン（[アドバンスタグ]）を開くことで確認・設定できます。

手順1．タグを追加する

[アドバンスタグ]を開き、右上の[タグを追加]をクリックすると、新しいタグを追加できます。追加したタグは一覧に「タグ名・タグ・種類・デフォルト数値」が表示されます。

手順2．反映したいタグの情報を入力する

[タグを追加]をクリックすると「新規タグ」の入力画面が表示されます。各項目を設定して[保存]します。

「種類」で選べる入力形式は次のとおりです。書式に合わせて適切な形式を選びましょう。

アドバンスタグの並び順について

アドバンスタグの並び順は、契約書送付時の【契約書詳細設定！】での入力項目の並び順にそのまま反映されます。入力する担当者がわかりやすいよう、一覧の並び順を整えておきましょう。

7. 個人情報フォームとの同期と注意点

アドバンスタグを「個人情報フォーム」のデータと同期させるには、いくつかの条件があります。設定ミスがあると同期されないため、次の点に注意してください。

同期には「完全一致」が必要

タグの名称と「プルダウン」の選択項目の文字列を、個人情報フォーム側と完全一致させてください。以下は同期できないNG例です。

8. よくある質問（FAQ）

Q. 契約書機能ではどんな書類を作成できますか？

A. 「企業から従業員に送付し、サインをしてもらう書類」であれば、雇用契約書・労働条件通知書・誓約書・個人情報保護に関する誓約書・身元保証書など、種類を問わず作成できます。なお身元保証書などで第三者サインが必要な場合は、別途オプションが必要になります。

Q. 作成した契約書は自動で保存されますか？

A. いいえ。契約書には自動保存機能がありません。必ず[保存]ボタンをクリックして保存してください。作成途中での保存も可能なので、こまめに保存することをおすすめします。

Q. マージタグとアドバンスタグの違いは何ですか？

A. マージタグは、会社名・代表者名・開始日など、あらかじめ用意された固定の情報を自動で差し込むタグです。アドバンスタグは、固定タグにない任意の項目を自分で追加して差し込めるタグです。用意されている項目で足りない場合にアドバンスタグを利用します。

Q. 契約開始日・終了日のタグはどう設定すればよいですか？

A. 契約開始日は開始日タグ【start_date】、契約終了日は終了日タグ【end_date】を使用してください。これらは社員管理に反映されるため、必ずデフォルトのタグ名を利用する必要があります。

Q. 個人情報フォームとデータが同期されません。原因は？

A. タグの名称やプルダウンの選択肢が、個人情報フォーム側と完全一致していない可能性があります。全角・半角の違い、表記の違い（例：顧客氏名／お客様氏名）、余分なスペース（末尾も含む）がないか確認してください。個人情報フォームにも反映したい項目の場合は、弊社CSにご相談ください。

Q. プルダウンの選択肢を後から変更しても大丈夫ですか？

A. 従業員の値が入力された後は、プルダウンの順番を変更しないでください。選択肢は順番（番号）で値が紐づいているため、順番を入れ替えると既存従業員の値まで変わってしまいます。選択肢を増やす場合は、必ず末尾に追加してください。

Q. 契約書内に項目ごとの表を入れることはできますか？

A. できます。ツールバーの[表の挿入]から枠の数を選ぶと表が自動生成されます。行・列の追加削除やセルの結合も可能で、内容欄にマージタグを差し込むこともできます。労働条件通知書のように項目と内容を整理して見せたい場合に便利です。

9. お問い合わせ・サポート