Case Study
けいゆう病院
横浜みなとみらいに立地する中規模病院。院内事務所の移転を機に、紙運用だった労働条件通知書の電子化と申請ワークフローの合理化を実現した。
- 法人名
- 一般財団法人神奈川県警友会
- 設立
- 1934年5月2日
- 事業内容
- 病院経営
- 従業員数
- 1,024名（令和5年度時点）
- 所在地
- 横浜市西区みなとみらい3丁目7番3号
- 導入製品
- 人事CREW（労働条件通知書・申請ワークフロー）
「一番の課題だった労働条件通知書の整理ができるのは、本当に助かります。」
中村様 ／ 人事課 ／ 一般財団法人神奈川県警友会けいゆう病院
At a glance
この事例の要点。
導入前の課題
- 本館から別棟への事務所移転で職員と物理的な距離が生じ、業務の合理化が急務になった。
- 既存システムに労働条件通知書の機能がなく、CSV→PDF変換の手作業フローで多大な手間が発生していた。
導入後の効果
- 拠点が離れていても雇用契約や身上申請がスムーズに行えるようになった。
- 労働条件通知書の送付・管理が人事CREWで完結し、手作業の再送付ループが解消された。
Before
事務所移転が露わにした、紙運用の限界。
一般財団法人神奈川県警友会けいゆう病院では、院内事務所が本館から別棟へ移転することになり、職員との物理的な距離が生じるため業務の合理化が必須となった。ペーパーレス化も十分に進んでいなかったことが課題として重なっていた。
既存の就業管理・給与管理システムには労働条件通知書の機能がなく、他社の明細送付システムで代替していた。しかし複数人分を処理する際はCSVで一括作成してシステムに取り込み、PDF化してようやく内容を確認できるという手順で、内容に誤りがあると一からやり直さなければならない。非常に手間のかかる運用が続いていた。
「労働条件通知書の送付ですね。他社の明細送付システムを使っていたのですが、運用にかなり苦労しました。特に、複数人分を処理するときはCSVで一括作成していましたが、データをシステムに取り込んでPDF化してようやく内容を確認できるんです。確認して内容に間違いがあると一からやり直さなければならず、非常に手間がかかっていました。それが人事CREW上でできると聞いたので、早く使ってみたいですね。」
Decision
「労働条件通知書の管理機能」と「ワークフローの使いやすさ」が決め手。
人事CREWを知ったきっかけは、システム管理を委託している企業への相談だった。労働条件通知書の運用について相談したところ、紹介してもらったのが人事CREWだった。既存システムでの対応も検討したが、最終的に人事CREWの導入を決めた。
決め手は、申請ワークフローの使いやすさと労働条件通知書の管理機能が備わっていたこと。人事CREWには労働条件通知書のほか、給与明細や労務管理の申請ワークフローなど必要な機能がすべてそろっており、コストも他社製品と比べて安い点が魅力だった。
「決め手は、申請ワークフローの使いやすさと、労働条件通知書の管理機能があることでした。既存システムには労働条件通知書の機能がなかったんです。人事CREWには労働条件通知書のほか、給与明細や労務管理の申請ワークフローなど、必要な機能がすべてそろっていて、コストも他社製品と比べて安いという点が魅力でした。」
Implementation
カスタマーサポートの伴走で、初期設定がスムーズに完了。
社内への展開については、抵抗感なく使用できているようだった。個人情報フォームの操作入力に関する問い合わせもほとんどなく、スムーズに運用が進んだ。
個人情報フォームの項目や契約書の設定については、カスタマーサポートがほぼすべて対応。変更依頼もスムーズにやりとりできたため、安心して導入を進めることができた。特に通勤手当の申請設定では、参考になるアプローチを提案してもらい、データのアップロード機能も活用できた。
振り返ると、人事課が繁忙になる前の早い時期から動いておけば、もう少し余裕をもって進められたという反省もある。段取りよく進めるためにはアジェンダを用意しておくことが重要だと感じた。
「設定自体は特に難しくありませんでした。個人情報フォームの項目や契約書の設定については、ほとんど対応していただきましたし、カスタマーサポートの方への変更依頼もスムーズにやりとりできたので、安心して導入を進められました。」
「個人情報フォームをすぐに作成してもらえたことです。対応がスピーディーで、やりとりもスムーズでした。特に、通勤手当の申請は、こんな方法もあるのかと参考になりました。データをアップロードできる仕組みもとても便利ですね。」
After
拠点を越えた業務電子化と、労働条件通知書管理の解消。
本運用開始後、本館と別棟に分かれた拠点間でも雇用契約や身上申請がスムーズに行えるようになった。事務所移転という課題の引き金になった問題が、人事CREWの導入で解消された。
最大の課題だった労働条件通知書についても、送付・管理が人事CREW上で完結するようになった。CSV一括作成→取り込み→PDF確認→やり直しというループはなくなり、担当者の手間が大幅に削減された。
今後は現在も紙ベースで集計している人事考課データの電子化も見据えており、活用範囲をさらに広げていく予定だ。
「一番の課題だった労働条件通知書の整理ができるのは本当に助かります。」
「全職員のメールアドレスを回収できるかどうかという点が心配でしたが、人事CREWは直感的に操作できそうですし、当院では就業管理や院内ネットワークがすでに電子化されているので、問題なく運用できるのではないかと思います。人事CREWの登録用に二次元バーコードを作成してもらったので、そこから手続きしてもらえば登録も簡単に済みそうです。」
数字で見る変化
労働条件通知書
送付・管理を電子化
CSV→PDF手作業ループから解放
拠点間の申請業務
オンラインで完結
事務所移転後も手続きが滞らない
社内問い合わせ
ほぼゼロ
個人情報フォーム操作への問い合わせなし
Their recommendation
けいゆう病院が、
「病院は全体的に電子化が遅れているところが多く、特に中規模病院では、いまだに紙で就業管理を行なっている施設も少なくないと思います。紙運用が主流の病院にとっては、人事業務の負担を軽減できる人事CREWのようなシステムを導入する価値があると思います。」
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